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案件とその管理の重要性

オフィス

分かり易さ

企業の業務を支援するためのツールとして、案件管理システムがある。企業では、様々な案件を抱え、各部署や担当者がそれらの案件に対応しながら利益を生みだしている。これらの案件管理について、案件数が多くなると各案件の状況が分からなくなってしまったり、担当者任せに陥りやすい。案件管理が担当者任せになってしまうと、事前に案件の問題などを察知することができず、上司などが気付いた段階では手遅れとなってしまう恐れもある。これらに対処するためには、案件を分かり易い状態で管理しておく必要がある。案件管理システムを導入する場合には、複数の案件の状態が分かり易く把握できるシステムであることが重要である。各案件の状況を一覧で管理できたり、必要な情報を取り出しやすくなっているなど分かり易さを重視する必要がある。また、案件管理では関係者が情報をリアルタイムで共有できていることも重要になる。案件管理システムで入力した内容が上長に自動連絡されるなど、情報が即座に伝達されることがポイントである。案件の状況は、随時変化していくため、それらの変化をとらえ、問題がおきそうな場合には即座にフォローすることが必要になる。その為には、更新情報が関係者に連絡されるなどの機能が不可欠である。また、案件管理システムではその案件終了後には、過去データとして蓄積していく役割も持つ。データを蓄積していくことで、新しい案件への対応時に役立てることができる。

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